Жашківська районна рада
Жашківський район, Черкаська область

ІНСТРУКЦІЯ з діловодства у виконавчому апараті районної ради

                                                                                     Додаток до

розпорядження голови

районної ради

від  02.01.2019  № 1-р

 

ІНСТРУКЦІЯ
 з діловодства у виконавчому апараті Жашківської районної ради

 Черкаської області

 

I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства у виконавчому апараті Жашківської районної ради Черкаської області (далі – Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі,  у виконавчому апараті Жашківської районної ради (далі — районної ради), включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.

3. Діловодство в районній раді організовано на підставі цієї Інструкції, що розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

4. Відповідальність за організацію діловодства в районній раді несе голова Жашківської районної ради. Організація діловодства в структурних підрозділах  районної ради покладається на начальників відділів.

5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

        6. Організація діловодства в районній раді покладається на загальний сектор районної ради (далі – загальний сектор), який забезпечує:

  • розроблення Інструкції з діловодства та номенклатури справ районної ради;
  • реєстрацію та облік документів;
  • організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до державного архіву;
  • контроль за своєчасним розглядом  та проходженням документів в районній раді;
  • дотримання єдиних вимог до підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного  документообігу;
  • аналіз інформації  про документообіг для прийняття управлінських рішень;
  • здійснення заходів із зменшення обсягу службового листування в районній раді;
  • організовує збереження документаційного фонду районної ради та користування ним;
  • ініціює   та бере участь в організації  підвищення кваліфікації працівників районної ради  з питань діловодства.

II. Документування управлінської інформації

 

Загальні вимоги щодо створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

8. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники районної ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

9. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом Жашківської районної ради, рішеннями ради, розпорядженнями голови Жашківської районної ради,  Інструкцією з діловодства районної ради та посадовими інструкціями.

10. В районній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

11. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, протокол, рішення, тощо), зумовлюється правовим статусом районної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

12. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання районною радою покладених на неї завдань і функцій.

13. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі — ДКУД).

14. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи — “Жашківська районна рада Черкаської області”, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

15. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами, однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів апарату.

16. Районна рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата або однією з мов міжнародного

спілкування.

17. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

18. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

 

        19. В районній раді використовують такі бланки документів:

бланк для листів  (додаток 2);

бланк розпорядження (додаток 3);

бланк доручення голови районної ради (додаток 4);

бланк рішення (додаток 5);

бланк протоколу пленарного засідання районної ради (додаток  6);

бланк протоколу засідання президії районної ради (додаток 7).

бланк протоколу засідання постійної комісії районної ради (додаток 8).

 

20. Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні чи за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

21. Види бланків, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з інструкцією з діловодства районної ради.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються головою Жашківської районної ради, про що видається розпорядчий документ.

22. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

 

Зображення Державного Герба України

23. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб Україниˮ.

24. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

25. Код районної ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установуˮ.

26. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

 

Найменування Жашківської районної ради Черкаської області

27. Найменування установи - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Регламенті (положенні, статуті) про неї та найменуванню зазначеному в ЄДРПОУ.

 

Довідкові дані про районну раду

28. Довідкові дані про районну раду містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування районної ради.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

29. Назва виду документа (наказ, розпорядження, доручення, протокол, рішення, тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

30. Датою документа є дата його підписання, затвердження,  прийняття,  реєстрація або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово “рікˮ у скороченому варіанті “р.ˮ, наприклад: 03 грудня 2017 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

31. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в районній раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в районній раді, наприклад: 845/1-05, де 845 — порядковий номер, 1-05 — індекс справи за номенклатурою.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

 

Посилання на документ

32. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

 

Посилання на реєстраційний індекс документа і дату

33. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа  на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується на рівні реєстраційного індексу  в спеціально відведеному на місці бланку.

 

Місце складення або видання

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

35. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

                                                                   Національне агентство з питань 

                                                                   державної служби

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

                                                                  Державна архівна служба

                                                                  Фінансово-економічне управління

                                                                  начальнику управління         

                                                                  Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

                                                                 Голові Державної митної служби   

                                                                 Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

                                                                 Центральним державним архівам

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копіяˮ перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресатˮ може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                                                     Міністерство юстиції України

                                                     вул.Городецького, буд.13, м.Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові, потім поштова адреса, наприклад:

                                                   Гончарук Олександр Сергійович

                                                   вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 

Гриф затвердження документа

36. Документ може бути затверджений розпорядчим документом районної ради або у випадках, визначених у додатку 9, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом районної ради.

Якщо документ може бути затверджений конкретною посадовою особою, у такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮˮ, найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Голова Жашківської районної ради

                                                                    підпис  Ініціал  ПРІЗВИЩЕ

                                                                    12 березня 2017 р.

 

У разі коли документ затверджується рішенням сесії районної ради, розпорядженням голови, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНОˮ, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Розпорядження голови Жашківської районної ради

                                                                    від 12 березня 2017 р. № 298

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

 

Резолюція

37. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, ініціал імені виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних (“прискоритиˮ, “поліпшитиˮ, “активізуватиˮ, “звернути увагуˮ тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

В районній раді резолюція оформляється на окремому аркуші із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Резолюція також може проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресатˮ паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

 

Короткий зміст документа

 

38. Короткий зміст документа повинен містити стислий виклад суті документа. Короткий зміст, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання “про що?ˮ, “кого?ˮ, “чого?ˮ. Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Листи, телефонограми, доповідні та службові записки складаються без заголовка.

 

Відмітка про контроль

 

39. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “Кˮ чи слова “Контрольˮ (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

 

Текст документа

 

40. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна — обґрунтування позиції установи, в заключній — висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

41. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики.

42. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додаткаˮ.

 

Відмітки про наявність додатків

43. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

44. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

45. На додатках, що затверджуються  розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 36 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додаєтьсяˮ  або “додаєтьсяˮ.

На додатках до документів затверджених  розпорядчими документами, що доповнюють і пояснюють їх зміст, робиться відмітка у правому верхньому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

                                                                    Додаток 5

                                                                    до Інструкції

                                                                    (пункт 8)

 

46. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

                                                                    Додаток

                                                                    до розпорядження голови

                                                                    Жашківської районної ради

                                                                    10.04.2017   №67

 

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додаєтьсяˮ, “згідно з додаткомˮ, “(додаток 1)ˮ, “відповідно до
додатка 2ˮ або “(див. додаток 3)ˮ.

47. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: “додаток 1ˮ, “додаток 2ˮ. Знак “№ˮ перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами,  та  інші додатки до розпорядження голови, рішення сесії Жашківської районної ради  підписуються керуючим справами районної ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка  про  виконання  плану  розвантажувальних робіт за
I квартал 2017 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік   ремонтних   робіт   на  I  квартал  2010 р.   на  3  арк.
в 1 прим.

48. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

Підпис

49. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначеними актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами,  відповідно до Інструкції з діловодства  та  посадових інструкцій.

50. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого — у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища, наприклад:

 

Голова Жашківської

районної ради                        підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

або

Голова районної ради            підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

51. У разі надсилання документа одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені керуючим справами районної ради його копії.

52. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Голова районної ради           підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Головний бухгалтер              підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

53. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

 

Голова Жашківської                             Голова Жашківської районної

районної ради                                       державної адміністрації

підпис       Ініціал ПРІЗВИЩЕ             підпис       Ініціал ПРІЗВИЩЕ

відбиток гербової печатки                   відбиток гербової печатки

 

Документи колегіальних органів підписують:

протоколи пленарних засідань, президій районної ради – голова районної ради (за його відсутності -головуючий на засіданні);

протоколи засідань постійних комісій районної ради – головою постійної комісії ( за його відсутності –головуючим на засіданні) та секретарем постійної комісії, наприклад:

Голова постійної комісії                  підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Секретар постійної комісії              підпис          Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Протокол засідання сесій районної ради візуються секретаріатом обраним на сесії районної ради, яка вела протокол та підписуються головуючим  на засіданні.

 

54. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “Заˮ чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням, до найменування посади додаються символи “В. о.ˮ.

55. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

 

Візи та гриф погодження

56. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обгрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

57. Погодження документа може здійснюватися як в районній раді (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

58. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

59. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в районній раді.

60. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Начальник відділу юридичного

забезпечення діяльності районної ради

Дата               підпис                     Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

 

61. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

62. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

63. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНОˮ, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

 

Начальник фінансового управління

Жашківської районної державної адміністрації

 

підпис        Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Дата

 

 

ПОГОДЖЕНО

 

Протокол засідання експертної

комісії районної ради

Дата        №

 

64. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

65. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

66. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади       підпис                 Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Дата

67. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

 

Відбиток печатки

68. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою районної ради.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається районною радою на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 10).

69. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Жашківська районна рада Черкаської області (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МПˮ.

70. Розпорядженням голови районної ради визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення копій документів

71. В районній раді  засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається лише з дозволу  голови районної ради.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах з районною радою, а також під час формування особових справ працівників районної ради може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копіяˮ проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

72. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналомˮ, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підписˮ, наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Завідувач загального

сектору районної ради               підпис            Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Дата

 

73. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Жашківська районна рада Черкаської області без зображення герба України (“Канцеляріяˮ).

74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки “Канцеляріяˮ, наприклад:

 

Дата, індекс

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Голова районної ради                                        Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

Згідно з оригіналом

Завідувач загального

сектору районної ради                     підпис      Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

відбиток печатки

“Канцеляріяˮ

Дата

 

75. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах апарату повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені.

76. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

Відмітки про створення, виконання документа

77. Ім’я та прізвище працівника, який створив документ і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

 

Олена Петренко 6-11-42

 

78. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справиˮ, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 

 До справи № 1-10                                   

 або                                                            До справи № 5-19

Лист-відповідь від 20.05.2011               № 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови

04.03.2011

 

посада    підпис   Ініціал ПРІЗВИЩЕ

посада    підпис   Ініціал ПРІЗВИЩЕ

21.05.2011

05.03.2011

 

79. Відмітка про надходження документа до районної ради проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи (Жашківська районна рада) — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається, має позначку “Особистоˮ, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

80. У разі коли установа – автор документу подає до районної ради  документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторі, реєстраційний штамп не проставляється. У разі необхідності на копії документа може ставитися відмітка про отримання документа із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та підпису посадової особи, яка отримала документ, а також дата отримання документа.

 

Складення деяких видів документів

 Розпорядження голови Жашківської районної ради

81. Розпорядження голови Жашківської районної ради (далі – розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основної діяльності та кадрових питань (особового складу).

82. Проекти розпоряджень  з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами  районної ради за дорученням голови районної ради чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, тощо) готує завідувач загального сектору районної ради на підставі рішень (вказівок) голови районної ради  організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти розпоряджень про відрядження готуються завчасно та візуються завідувачем загального сектору і начальником відділу фінансово-господарського забезпечення районної ради – головним бухгалтером.

83. Проекти розпоряджень  з основної діяльності та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керуючим справами районної ради, заступником голови районної ради,   уповноваженою особою  з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються завідувачем загального сектору районної ради, який створив документ,  а також залежно від виду розпорядження начальником відділу юридичного забезпечення діяльності районної ради (уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції в районній раді), начальником відділу фінансово-господарського забезпечення районної ради-головним бухгалтером, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання  розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

84. Начальником відділу юридичного забезпечення діяльності районної ради обов’язково візуються проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу).

 Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

85. Розпорядження підписуються головою районної ради, а у разі його відсутності -   заступником голови районної ради, який виконує його функції і повноваження відповідно до Закону.

Розпорядження голови районної ради набирають чинності з дня їх видання, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями.

86. Розпорядження оформлюється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Проˮ і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...ˮ, “Про введення...ˮ, “Про створення...ˮ) або іменника (“Про підсумки...ˮ, “Про заходи...ˮ).      

87. Текст розпорядження  з питань основної діяльності районної ради складається з преамбули і розпорядчої частини.

88. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина починається із слів “На виконанняˮ, “З метоюˮ тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у преамбулі зазначається посилання на відповідний документ.

Преамбула розпорядження може закінчуватись словом “з о б о в ’ я з у юˮ,  яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

89. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи - його виконавці, наприклад:

завідувачу господарством відділу фінансово-господарського забезпечення районної ради;

керівникам структурних підрозділів районної ради.

90. Неконкретні (“прискоритиˮ, “поліпшитиˮ, “активізуватиˮ, “звернути увагуˮ тощо) та неконтрольні (“довести до відомаˮ, “ознайомитиˮ тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

91. Розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження  починається із слів “Про внесення змін до розпорядження...ˮ із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження починається з пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження …:ˮ у разі викладення змін у тексті розпоряджання;

“1. Внести зміни до розпорядження…, що додаються.ˮ у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...ˮ;

“2. Пункт 3 виключитиˮ;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами... ˮ;                                                                    

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потребиˮ замінити словом “вимагаєтьсяˮ.

92. У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,... ˮ або “Скасувати …ˮ відповідно.

93. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про  покладення на структурний підрозділ або посадову особу контроль за виконанням розпорядження.

94. Для ознайомлення з розпорядженням укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

95. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених розпоряджень. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених — про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

96. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Проˮ і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення...ˮ, “Про прийняття...ˮ. У зведених  розпорядженнях може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питанняˮ, “Про особовий складˮ.

97. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, преамбула не зазначається.

98. Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву “ПРИЙНЯТИˮ, “ПРИЗНАЧИТИˮ, “ПЕРЕВЕСТИˮ, “ЗВІЛЬНИТИˮ, “ВІДРЯДИТИˮ, “НАДАТИˮ, “ОГОЛОСИТИˮ тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія  розпорядження, і малими — його ім’я, по батькові та текст розпорядження.

У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава  для  його  видання.

Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

99. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях  прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

100. Спільне розпорядження установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа — посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “ЗОБОВ’ЯЗУЄМОˮ (“НАКАЗУЄМОˮ). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

101. Механізм подання нормативно-правових актів, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р.   №731 (ЗП України, 1993 р., № 1—2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст.1551; 2008р., № 25, ст.770), та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.

102. Розпорядження, доручення голови районної ради нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) та про відрядження мають окрему порядкову нумерацію. У реєстрації розпоряджень з основної діяльності реєстраційний індекс складається з порядкового номера і літери “рˮ,  з кадрових питань  - з порядкового номера та літери “кˮ, про відрядження  - з порядкового номера і літери “вˮ, що відокремлюються один від одного дефісом.

Наприклад: № 234-р, № 86-к, №4-в.

 

Номер реєстрації доручень голови районної ради складається з порядкового номера та великої буква “Дˮ, написаних через дефіс.

Наприклад: №53-Д.

103. Копії розпоряджень засвідчуються загальним сектором районної ради і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

 

   Протоколи

104. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями,  дорадчими органами. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. Протокол  районної ради складається за зразком, наведеному у додатку 11

105. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

106. Протоколи постійних комісій, президій, сесій районної ради оформляються на відповідних бланках (пункт 19).

107. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

108. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. У реквізиті “Місце засідання” зазначається назва населеного пункту  в якому відбулося засідання.

Нумерація протоколів сесії, президії, постійних комісій районної ради ведеться в межах скликання депутатів районної ради.

109. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, засідання, дорадчий орган тощо) і включати назву виду документа.

110. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціал імені голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок деннийˮ друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про…ˮ.

Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ— ВИСТУПИЛИ —  ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВИСНОВОК,  РЕКОМЕНДАЦІЯ):

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

111. Після слова “СЛУХАЛИˮ зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколуˮ.

112. Після слова “ВИСТУПИЛИˮ фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та ініціалу імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

113. Після слова “ВИРІШИЛИˮ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВИСНОВОК,  РЕКОМЕНДАЦІЯ ) фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

114. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатківˮ наприкінці тексту протоколу не зазначається.

115. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Протоколи сесії районної ради оформляються відповідно до Регламенту Жашківської районної ради  в місячний строк на основі стенограми та підписується головуючим.

Деякі протоколи засідань  (методичних, експертних рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

116. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою “Канцеляріяˮ і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує працівник загального сектору.

 

Документи до засідань колегіальних органів

117. Підготовка та оформлення документів до пленарних засідань, президії, постійних комісій, тимчасових контрольних комісій районної ради  та інших колегіальних органів районної ради здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу та для здійснення повноважень, передбачених Регламентом Жашківської районної ради та положенням про колегіальні органи.

118. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціал імені доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається  секретарем цього органу  або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень  забезпечує організаційну роботу цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів районної ради, райдержадміністрації подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

119. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання — не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

пояснювальну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби — проект рішення районної ради;

довідку про погодження проекту рішення колегіального органу із заінтересованими структурними підрозділами установи та у разі потреби іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

120. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, окремо з кожного засідання, зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу.

121. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

122. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Жашківської районної ради та Жашківської райдержадміністрації.

123. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу  здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

124. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104—116 цієї Інструкції.

125. Уразі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витяги з них. Витяг з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою “Канцеляріяˮ.

 

Службові листи

126. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами, як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

127. Службовий лист оформлюється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

128. Лист повинен мати такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

129. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у загальному секторі районної ради.

130. Як правило, у листі порушується одне питання.

131. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складання. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

132. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити..ˮ, “роз’яснюємо, що...ˮ, або від третьої особи однини — “районна рада інформує..ˮ, “відділ вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — “прошу...ˮ, “пропоную...ˮ.

133. Службові листи підписуються відповідно до інструкції з діловодства установи. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

134. Службовий лист візує автор документа, керівник структурного підрозділу районної ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів районної ради.

 

Документи про службові відрядження

        135. Службові відрядження працівників  районної ради здійснюються відповідно до розпорядження, яке разом із іншими документами, що стали підставою для відрядження, подається голові районної ради.

136. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 12).

137. Після повернення з відрядження працівник подає звіт про відрядження та використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження та використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні та передаються до відділу фінансово-господарського забезпечення районної ради.

 

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

138. Документообіг – проходження документів в апараті ради з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації  проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

139. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в районній раді найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

140. Порядок документів регламентується цією Інструкцією, Регламентом Жашківської районної ради, посадовими інструкціями та іншими розпорядчими документами.

141. У разі впровадження системи  автоматизації діловодства або системи електронного документообігу  розробляється інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі.

 

Приймання та первинне опрацювання документів,
що надходять до районної ради

142. Доставка документів до районної ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку,  кур’єрською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

143. Усі документи, що надходять до районної ради, приймаються централізовано головним спеціалістом з питань забезпечення діяльності загального сектору районної ради (далі - головний спеціаліст загального сектору районної ради) без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам районної ради.

Головним спеціалістом загального сектору районної ради розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис “особистоˮ. У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

Відмітка про отримання документа, який надійшов на адресу депутата районної ради, головним спеціалістом загального сектору районної ради не проставляється, а сам документ направляється депутату у прийнятний для районної ради та депутата спосіб.

144. У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміновоˮ фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

145. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у загальному секторі.

146. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою.

147. Факт і дата надходження документа до районної ради обов’язково фіксується  за правилами, зазначеними в пункті 79 цієї Інструкції.

148. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

 

Попередній розгляд документів

149. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду керуючим справами районної ради.

        150. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду головою районної ради, його заступником або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів.

       151. Всі документи які надійшли до Жашківської районної ради подаються на розгляд голові районної ради.

         Попередній розгляд документів здійснюється у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

152. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації головним спеціалістом загального сектору районної ради (додаток 13).

 

Реєстрація документів

153. Реєстрація документів полягає у створенні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційної картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційній картці визначається Інструкцією з діловодства.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

154. Реєстрація документів проводиться централізовано головним спеціалістом загального сектору районної ради.

Звернення громадян реєструються головним спеціалістом районної ради по роботі із зверненнями громадян відділу юридичного забезпечення діяльності районної ради.

Реєстрації підлягають також документи створенні в апараті районної ради: повідомлення, заяви тощо.

155. Документи реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження, створювані — у день підписання або затвердження.

156. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до районної ради;

рішення, розпорядження, листи Черкаської обласної ради;

розпорядження  районної ради з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

розпорядження з основної діяльності районної ради;

розпорядження районної ради про відрядження;

рішення, протоколи колегіальних органів;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

157. В районній раді застосовується карткова форма реєстрації документів.

        Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється лише один раз.

Під час реєстрації заповнюється одна  реєстраційно-контрольна картка, яка разом із документом  передається виконавцю  для розписки про отримання і  повертається головному спеціалісту загального сектору районної ради.

Картки виготовляються на папері формату А6 (148 х 105 міліметрів).

        У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних.

        У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 14) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 15).

 

Організація передачі документів та їх виконання

158. Зареєстровані документи передаються на розгляд голови районної ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження у неробочий час. Телеграми, акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

159. Документи, розглянуті головою районної ради, повертаються з відповідною резолюцією головному спеціалісту загального сектору районної ради, який здійснює передачу документів на виконання.

160 Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

161. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-контрольній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

162. Передача документа від  одного виконавця до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через головного спеціаліста загального сектору, який робить відповідну відмітку в реєстраційно-контрольній картці.

163.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції голови районної ради  та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями, головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

164. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) голові районної ради, заступнику голови, а у деяких випадках – керуючому справами районної ради.

165. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

166. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

167. Якщо документ надсилається до кількох установ,  після його реєстрації головний спеціаліст загального сектору організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

168. Працівник відповідальний за виконання документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати головного спеціаліста загального сектору про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

 

Організація моніторингу виконання документів

169. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

170. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови районної ради.

Обов’язково контролюється виконання завдань передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації президента України, Кабінету міністрів України, доручення голови Черкаської обласної ради, рішення сесії, президії Жашківської районної ради, розпорядження голови Жашківської районної ради, запити.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, доручення вищих посадових осіб здійснює заступник голови районної ради, керуючий справами районної ради.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на  головного спеціаліста загального сектору районної ради.

171. Строк виконання  документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядженні або резолюції голови районної ради. Строк виконання внутрішніх документів обчислюється в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідні – з дати надходження.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.

172. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 16.

Індивідуальні строки встановлюються головою районної ради, його заступниками або керуючим справами районної ради.

173. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в районній раді.

174. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

175. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

176. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

177. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України районною радою (у разі якщо вона є відповідальною за виконання) разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляється новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до  реєстраційно-контрольної картки.

178. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції голови районної ради або його заступника чи керуючого справами районної ради.

179. Реєстраційно-контрольні картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами.

180. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

181. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-контрольної картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу — виконавця. Попередні запити не закреслюються.

182. Після виконання документ знімається з контролю внесенням відповідних даних до контрольно-ревізійної картки головним спеціалістом загального сектору районної ради. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю  після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим особам, установам або іншого підтвердження виконання.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, виконання запитів, звернень  та кореспонденції Верховної Ради України, вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

183. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється головним спеціалістом загального сектору районної ради станом на перше число кожного місяця і подається керівництву районної ради (додаток 17).

Інформаційно-довідкова робота з документами

         184. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

         Використання карткової форми реєстрації документів полягає в друкуванні необхідної кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складається самостійна картотека.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

185. Вихідні документи, створені в районній раді надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською службою (працівником районної ради).

186. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється головним спеціалістом загального сектору районної ради відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

187. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

188. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у головного спеціаліста загального сектору районної ради;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній.

189. Під час приймання від виконавців вихідних документів головний спеціаліст загального сектору районної ради зобов’язаний перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах районної ради.

190. З використанням засобів електрозв’язку здійснюється передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних бухгалтерських документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі (за необхідності надсилається оригінал документа в паперовій формі).

191. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

192. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

193. Документи, що доставляються кур’єром,  передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

194. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керуючого справами районної ради. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

195. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення головному спеціалісту загального сектору районної ради  до 13.00 год., у виключних випадках у разі надсилання документів кур’єром  – до 16.00 год.

 

         IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

196. Номенклатура справ — це обов’язковий для районної ради систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ.

        197. В районній раді складається номенклатури справ Жашківської районної ради (додаток 18).

        Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року завідувачем загального сектору районної ради.

198. Номенклатура справ районної ради складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівним сектором райдержадміністрації. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у загальному секторі, другий — використовується в загальному секторі як робочий, третій — передається до архівного сектору райдержадміністрації для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

199. Структурні підрозділи районної ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

200. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу апарату (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 6-12, де 6 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи, або 4.1—07, де 4.1 — індекс відділу у складі управління, 07 — порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т.1, т.2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція“ тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування районної ради, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа“.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань президії районної ради”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з обласною радою з основної діяльності”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів районної ради на 2019 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів районної ради за 2019 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ на архівне зберігання чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

201. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. 

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:  вміщувати у справи тільки виконані документи  відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії; не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30—40 міліметрів завтовшки).

202. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

203. Формування справ  за матеріалами сесії  здійснюється керуючим справами районної ради.

204. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

205. Розпорядження  з питань основної діяльності районної ради,  з кадрових питань (особового складу), про відрядження групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

206. Документи засідань колегіальних органів групуються у одну справу:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).

207. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

208. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності районної ради або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

209. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

210. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

211. Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування формуються відповідно чинного законодавства.

212. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників районної ради систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

213. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в районній раді та її структурних підрозділах здійснюються завідувачем загального сектору районної ради.

 

Зберігання документів в апараті районної ради

214. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.

215. Зберігання документів і справ в районній раді забезпечує завідувач загального сектору.

216. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

217. Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у керуючого справами районної ради. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису.

218. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів районної ради здійснюється з дозволу керівника відділу в якому сформовано справу, іншим установам — з дозволу голови районної ради. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

219. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

220. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови районної ради з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

221. Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ до передачі для архівного зберігання.

222. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

223. Для організації та проведення експертизи цінності документів в районній  раді утворена постійно діюча експертна комісія.

224. Експертиза цінності документів проводиться щороку завідувачем загального сектору разом з експертною комісією.

225. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

226. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ районної ради шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до районної ради у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

227. За результатами експертизи цінності документів в районній раді складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 19).

228. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією районної ради одночасно. Після затвердження акта головою районної ради, завідувач загального сектору районної ради має право знищити визначені ним документи.

229. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї районної ради.

Складення описів справ

230. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

231. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

232. Описи справ районної ради складається щороку за встановленою формою (додаток 20).

233. Номер опису справ структурного підрозділу апарату повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд.5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5П — 2011; 5Т — 2011; 5ОС — 2011.

234. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам районної ради або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

235. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

236. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

237. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

238. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами, а інший залишається як контрольний примірник у загальному секторі.

239. На основі описів справ структурних підрозділів завідувач загального сектору районної ради готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

240. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання — у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) — у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається архівному сектору райдержадміністрації.

241. Описування документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) здійснюється не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передаються документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного сектору райдержадміністрації в установлені законодавством строки.

 

Оформлення справ

242. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

243. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

244. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

245. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за __ роки”.

246. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

247. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом.

248. У разі зміни найменування районної ради (структурного підрозділу апарату) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

249. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ до архіву

250. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання  з кадрових питань (особового складу), через два роки після завершення їх  ведення в упорядкованому стані  залишаються в кожному відділі для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися в архів районної державної адміністрації за розпорядженням голови районної ради.

251. Передача справ в архів районної державної адміністрації здійснюється за графіком,  погодженим з керівниками структурних підрозділів  і затвердженим головою районної ради.

252. Якщо окремі справи  необхідно  залишити у  структурному підрозділі  для поточної  роботи, працівник, відповідальний за ведення архіву районної державної адміністрації оформляє видачу справ у тимчасове користування.

253. Приймання - передача кожної справи здійснюється працівником архіву районної державної адміністрації, у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

254. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються в архів районної державної адміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису відповідальна особа    архіву районної державної адміністрації, розписується у прийнятті справ, з обов'язковим  зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ, і проставляє  дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві районної державної адміністрації.

Справи, що передаються в архів районної державної адміністрації, повинні бути переплетені та оформлені належним чином.

262. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу, особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх в архів відповідної установи незалежно від строків зберігання. Передача  справ здійснюється за описами справ і номенклатурою по відповідному акту приймання-передачі.

263. Районна рада зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання для постійного зберігання до архівного сектору райдержадміністрації.

 

Керуючий справами

районної ради                                                                                            Н.Цимбал

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОГОДЖЕНО                                                                  СХВАЛЕНО

 

Експертною комісією                                                      Протокол засідання

архівного сектору районної                                            ЕК районної  ради

державної адміністрації                                                  від 27.12.2018 №2                                       

Протокол від 27.12.2018 №9                                        

 

Додаток 1
до  Інструкції
(пункт 7)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів 

 

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту  “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

 

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.

 

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 - для складових тексту документа, реквізиту “Додатокˮ та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного  документа;

1,5 - для складових частин реквізитів “Адресатˮ та “Грифˮ затвердження;

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

 

4. Ім’я та прізвище в реквізиті “Підписˮ розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

 

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

 

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту “Підписˮ;

100 міліметрів - для реквізита “Гриф затвердженняˮ;

90 міліметрів - для реквізиту “Адресатˮ;

10 міліметрів - для абзаців у тексті, а також слів “СЛУХАЛИˮ, “ВИСТУПИЛИˮ, “ВИРІШИЛИˮ, “УХВАЛИЛИˮ, “НАКАЗУЮˮ, “ЗОБОВ’ЯЗУЮˮ;

0 міліметрів - для реквізитів “Дата документаˮ, “Короткий зміст документаˮ,   “Текстˮ  (без  абзаців),   “Відмітка   про  наявність  додатківˮ,  “Прізвище виконавця і номер його телефонуˮ, “Відмітка про виконання документа   і   надсилання   його   до   справиˮ,  слово   “Додатокˮ,   реквізити

                                                                                 

                                                                                                Продовження додатка 1

 

“Додаток“ та слово “Підстава“ запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис“, засвідчувального напису “Згідно з оригіналомˮ та для першого реквізита “Гриф затвердженняˮ, якщо їх в документі два.

 

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

 

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінкаˮ та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

 

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підписˮ повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.